Merhaba, bu yazımda bireysel kullanıcıları değil daha çok kurumsal iş yerlerini ve çalışanlarını ilgilendiren bir konuya değinmek istiyorum. Bilişim danışmanlığı hizmeti verdiğim firmaların yöneticileri veya çalışanları ile görüşürken, iş süreçlerinin uzun veya karmaşık olması, kurumsal bilgilere ulaşmanın zorluğu gibi bazı problemlere rastlıyorum. Eğer işler bir şekilde yürüyor ise bu sorunlar normal çalışma hayatı içinde çok da dikkate alınmıyor. Bir şirketin çalışanları ile veya çalışanların birbirleri ile olan iletişim sorunu farklı şekillerde işe yansıyor ve işleri olumsuz yönde etkiliyor. Fakat bu sıkıntı da birçok firma tarafından dikkate alınmıyor veya önemsiz olarak görülüyor. İşte bu tip durumlarda kurumsal portal devreye giriyor.. Nasıl mı?
Internet hayatımıza girdikten sonra Portal kelimesini duymaya, görmeye başladığınızı düşünüyorum. Internet üzerindeki sonsuz sayılabilecek içerikler bir çok web portallarında bize sunulmaktadır. Aradığımız tüm bilgilere bu portallar üzerindeki web sayfalarından rahatlıkla ulaşabilmekteyiz. İşte Kurumsal Portal dediğimiz yapı da buna benzer mantıkta çalışıyor fakat içerisinde kuruma özel çeşitli bilgiler bulunuyor. Bu bilgilere de kurumun yetkilendirdiği çalışanlar, ilgili kişiler erişebiliyor ve kullanabiliyor. Konuyu biraz daha detaylandırmak ve yazımın devamında uygulama konusunda örnekler vermek isterim.
KURUMSAL PORTAL
Kurumsal portal, internet üzerindeki web portallarına benzer bir mantıkta oluşturulan ve bir şirket için özel olarak tasarlanan, genelde kurum özelindeki sunucular üzerinde barındırılan, şirkete özel süreçlerin yürütüldüğü, istenilen bilgilerin yayınlandığı tek bir kaynak altında yayınlanan bir sistem olarak tanımlanabilir. Bu tür yapılar, hızlı büyüyen ve geniş çalışan ağına sahip şirketlere büyük yarar sağlamaktadır. Portal sayesinde özellikle dağınık yapıdaki ve çok sayıda çalışanı olan işletmeler için ortak bir platform oluşturulmaktadır. İstenilen tüm bilgiler, ortak kullanıma açılarak çeşitli kullanıcıların hizmetine sunulmaktadır. Bu sayede firmanın iç iletişimi artar, zaman tasarrufu sağlar, çalışanların verimliliği artar.
- Kurumsal portaller intranet olarak tabir edilen, sadece kurum içi personelin erişimine açık ve genellikle tüm şirketi ilgilendiren bilgilerin, formların ve belirlenen süreçlerin yürütüldüğü web sayfalarından oluşan lokal internet yapısıdır. Genel olarak Intranetler dışarıdan yani internet üzerinden erişime kapalıdır. Dışarıdan erişmek isteyen personel için VPN altyapısı kullanılabilmektedir.
- Kurumsal portal sadece şirket içinde çalışacak diye bir zorunluluk yoktur. Bu firmaların bayi, dış tedarikçi veya taşeronlarının portal üzerindeki belirli yerlere ulaşmaları, buralara belirli bilgiler girmeleri, buralardan bazı şeyleri görmeleri istenebilir. Bu amaçla Extranet olarak isimlendirilen yeni bir yapı kurulabilmektedir. Extranetler, belirlenen yetkiler dahilinde, istenilen kişilere kullanıcı adı ve şifre verilerek hizmete açılabilir.
- Kurumsal portal sayfaları ilk bakışta şirket veya organizasyon içi süreç ve bilgi akışını sağlayan basit web sayfaları gibi gözükür. Kurumsal bilgi portalleri şirketin ihtiyaçları doğrultusunda doğru dizayn edilirse ve tüm kullanıcıların düzenli ve aktif kullanmaları sağlanabilir ise verimlilik artacak ve yapılan işlerin süresi oldukça kısalacaktır. Bir kurumun kendi çalışan personeli, ticari ortakları, satış kanalları ve de müşterileri arasındaki iletişimi tek noktadan sağlayacak ve tüm entegrasyonu yönetebileceği en pratik ve kullanışlı yapıdır.
Kurumsal Portalların bazı özellikleri ve avantajları:
Kurumsal portal uygulaması olarak belirtilen bazı yazılımlar, belirtilenlerin aksine internet portalı olmaktan öteye geçememektedir. Bunun sebebi, geliştirilen tasarımın, kurumsal portallerde mutlaka bulunması gereken bazı özellikleri karşılamıyor ya da kısmen karşılıyor olmalarıdır.
- Form ve süreç yönetimi: Şirketinizde basılı olarak kullanılan çeşitli form süreçleri, portal üzerindeki dijital ortama aktarılır. Bu sayede kağıt üzerinde gerçekleşen bazı işlemlerin iletişim süresi hızlandırılırken, hem de maliyetlerinizin düşmesi sağlanır. Kurumsal bilgiler kişilerin özelinden bağımsız kalır ve bilgilerin her koşulda kurumun arşivinde kalması sağlanır. Mesela, şirketten ayrılan bir çalışanla birlikte bazı bilgileriniz de yok olup gitmez. Şirket prosedürleri portal üzerinden yayınlanabilir.
- Arama: Kurumsal bilgi portallerinin içerisinde arama yapılmasına imkân tanımalı ve arama sonuçları kullanıcıya anlaşılır bir biçimde sunulmalıdır. Aramanın doğru sonuçları en kısa sürede vermesi önemli kriterlerden bazılarıdır.
- Navigasyon: Karışık haldeki bilgileri doğru düzenleyebilmek için çeşitli gruplamalar yapmak ve bunları hiyerarşik bir düzende sunmak intranet yapısı oluştuktan sonra geçen sürede dağılmasını ve karmaşayı engeller. Kullanıcıların menülere ve içeriğe çabuk ulaşması, navigasyon kısmının kolay kullanılabilir ve anlaşılır olması önemli bir kriterdir.
- Uygulama ve ERP entegrasyonu: Şirketin intranet üzerindeki süreçlerine ve uygulamalara tek noktadan erişimi hedefleyen kurumsal portal, kullanıcılara merkezi, bütünleşik ve de performans açısından tutarlı bir ortam sağlamalıdır. Bu nedenle içerik yönetimi ve şirket içerisinde kullanılan ERP veya diğer uygulama entegrasyon imkanları büyük önem taşımaktadır. Portal üzerinden aranan ve erişilen bilgilerin tek bir ara yüzden anında işlenebilmesi ve ilgili uygulamalar ile tutarlı olmasının sağlanması gerekmektedir.
- Kaynak Tasarrufu: Portal, ortak bir bilgi sunmayı amaçladığı için, aynı bilginin tekrar farklı kişiler tarafından girilmesine izin vermez. Portal üzerinde merkezi ve daha etkin bir kontrol ortamı oluşturulur. Gereksiz kaynak tüketimi azaltılır, içerik yönetimi ilgili bölümlere dağıtılır ve üretilen içeriğin anında istenilen kişilerin veya grupların hizmetine sunulması sağlanır. Örneğin; bazı raporların e-mail ile her gün gönderilmesi yerine, portal üzerinde yayınlanması hem zamandan hem de kaynak kullanımından önemli bir tasarruf yaratır. Kısacası, tüm kurumsal içerikler, ilgili birimlerin elinin altında bulunur.
- Güvenlik: Kurumsal portal üzerindeki güvenlik önemli diğer konulardan biridir. Portal kendi kodu içeresinde belirli bir güvenlik mekanizması içermeli aynı zamanda da portal ile entegrasyon sağlayan uygulamalar için de güvenlik altyapısını korumalıdır. Dışarıdan erişimler var ise buna özel güvenlik önlemleri mutlaka alınmalıdır.
- Kişiselleştirme ve özelleştirme: Portal, farklı kullanıcılara özel (kurum çalışanları, bayi veya iş ortakları, müşteriler, tedarikçiler vs. gibi) çeşitli kullanıcı gruplarına, belirli temalar çerçevesinde kişiselleştirilmiş ve kendine özel sayfa ve menü imkânları sunmaktadır.
Kurumsal Portal da kullanılabilecek içeriklerden bazıları:
- Kurumsal Haberler
- Ana sayfada haber ve duyurular (maille yapılan günlük veya haftalık duyuruların yerine )
- İK Duyuruları( Doğum, Evlilik , Vefat , Atama / Yeni personel bilgileri , doğum günü vs,…)
- Personel Arama (Dahili Telefon, Departman Bilgileri, vs…)
- Etkinlik Takvimi (Genel ve Birim kullanıcılarına özel)
- Birime Özel veya Genel Anketler
- Farklı firmalar ile yapılan işbirliklerini – indirim ve kampanya anlaşmalarını listeleme
- Kullanıcıların kurum içi hizmet veya satın alma taleplerinin yönetilmesi
- Masraf ve Avans Talebi, onaylar sonrası ilgili sisteme veri kaydı
- Organizasyon Yapısı ve şeması
- Toplantı kararları ve görev yönetimi
- İK uygulaması ile entegre personel izin yönetimi
- Tatil girme-gözlemleme-onaylama (şayet yönetici ise)
- Çeşitli devlet kurumlarında kullanılan gerekli evrakların intranetten basılması
- Çalışan profilleri ( istenilen bilgilerin listelendiği bölüm )
- Şirket içi e-eğitim
- Faydalı linkler
- Alım-Satım ilanları ( çalışanların kendi aralarında takip edecekleri cep telefonu – araba vs. )
- Günlük yemek listesi ( yemekhane veya catering firmalarından gelen listenin yayınlanması )
- Kullanıcıya özel yetkilendirilmiş satış bilgileri veya istek raporlar
- Paylaşımlı doküman kütüphaneleri
- Kurumsal Form, Şablon, Logo gibi bilgilerin yayınlandığı alt sayfalar
Şimdilik bu kadar 🙂 Kurumsal Portal uygulamalarına ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız detaylı bilgi almak için iletişime geçebilirsiniz. Kolaylıklar dilerim..